Data Catalog : Comment Faire pour le Développer ?10 min read

1. Développer son propre data catalog : comment faire ?

Les données s’avèrent être le nouveau carburant des entreprises avec en 2023, un volume de données mondiales estimé à plus de 50 zettaoctets¹ ! Maîtriser leur gestion est incontournable. Si agréger les données est une première étape, les rendre accessibles à la bonne population d’utilisateurs en est une autre, tout aussi importante. C’est là qu’entre en jeu le data catalog. Sa création devient aujourd’hui un enjeu majeur pour déployer la donnée comme un véritable actif de l’entreprise. Voici comment développer le vôtre en cinq étapes :

1. Définir l’objectif de votre Data Catalog

Avant de vous lancer, clarifiez vos besoins et définissez des objectifs précis. Un data catalog doit être conçu pour résoudre des problèmes spécifiques et apporter une réelle valeur ajoutée à votre organisation et améliorer la prise de décision. Votre approche doit être centrée soit sur le produit, soit sur l’utilisateur (UX/UI), en fonction de vos priorités stratégiques. Devenez data-driven, voici les objectifs à fixer :

Data catalog : de quoi parle-t-on ?

Un data catalog est une application de référence qui permet aux utilisateurs métiers et IT de visualiser les sources de données, de comprendre leur contenu via des métadonnées, de connecter ces données à la source et d’y accéder en toute autonomie, en libre-service et avec des processus de sécurité. Il navigue parmi les bases de données et les systèmes de BI, fournissant un point de référence unique pour la gestion des métadonnées de l’entreprise. De fait, il s’avère plus rapide et plus performant que les anciens systèmes, tels que les bases de données relationnelles ou les systèmes de gestion de fichiers qui nécessitent des processus manuels et des flux ETL complexes.

Lequel choisir ?

Une solution doit être alignée sur la stratégie et les besoins particuliers de chaque organisation, que ce soit une solution Inside Out ou Outside In :

• Une solution Inside Out (développement en interne) fait référence à une approche où une entreprise développe ses propres outils ou solutions internes, en partant de ses besoins spécifiques et en construisant de l’intérieur vers l’extérieur. Cette méthode favorise une personnalisation totale, car l’entreprise a le contrôle total sur la conception, le développement et l’évolution de la solution en fonction de ses processus et de ses exigences. Toutefois, cela nécessite souvent des ressources importantes en termes de temps, d’expertise et de coûts.

En revanche, une solution Outside In (adoption de solutions externes) implique l’adoption de solutions externes prêtes à l’emploi, souvent proposées par des fournisseurs tiers. Ces solutions sont conçues pour répondre à des besoins plus larges et proposent une mise en œuvre plus rapide avec moins d’investissement en développement interne. Elles sont configurables mais limitées en termes de personnalisation complète. Ce type de solution donne la possibilité aux entreprises de bénéficier de l’expertise et de l’innovation du marché tout en réduisant les coûts de développement interne.

Manque de visibilité sur les sources de données

Vous manipulez des données sans toujours savoir d’où elles proviennent, qui en est responsable ou comment elles sont structurées. Ce manque de transparence entraîne des erreurs coûteuses, une duplication des efforts et une perte de confiance dans les données utilisées.

Conformité réglementaire

Les réglementations telles que le RGPD imposent des exigences strictes, ce qui implique que vous devez savoir précisément où se situent vos données sensibles et comment elles sont traitées. D’autres normes, comme l’IFRS, la CSRD, Solvabilité II et BCBS 239, ajoutent également des contraintes spécifiques selon les secteurs, renforçant ainsi la nécessité d’une gestion rigoureuse des données.

 C’est le rôle d’un data catalog, il vous aide à rester en conformité. Pour ce faire, il centralise l’information sur vos données. Les audits et les rapports de conformité deviennent simples à effectuer.

Migration vers de nouvelles plateformes

Lors de la transition vers de nouveaux systèmes comme un CRM ou un ERP, il est impératif de catégoriser et d’organiser vos données pour éviter les pertes d’information et piloter une migration en douceur. Un data catalog bien structuré facilite l’identification des données critiques et leur transfert sécurisé vers la nouvelle plateforme.

Optimisation des processus internes

Un data catalog permet aux équipes de localiser rapidement les données pertinentes, d’en comprendre la structure et de les utiliser de manière autonome. Par exemple, une équipe marketing peut accéder directement aux données clients sans solliciter le service IT, ce qui réduit ainsi les délais de réponse. Cela améliore l’efficacité opérationnelle et limite les échanges internes et cela accélère la prise de décision en fournissant des informations plus rapidement et avec une meilleure clarté.

Amélioration de la collaboration

En déployant une vue unifiée des données, vous encouragez la collaboration entre les départements métiers et techniques, ce qui conduit à des innovations et à un meilleur usage des ressources.

À noter

Selon une étude de Forrester², les entreprises qui adoptent une gestion des données centralisée grâce à des outils comme le data catalog voient une amélioration probante de leur productivité et une réduction des risques liés aux données. Cela souligne l’importance de définir clairement vos objectifs dès le départ pour maximiser le retour sur investissement.

En bref, adaptez votre data catalog à votre stratégie : orienté produit pour une meilleure efficacité technique, orienté UX/UI pour une expérience utilisateur optimisée.

2. Sélectionner un premier cas d’usage

Pour faciliter l’adoption du data catalog par vos équipes, il est judicieux de commencer modestement. Choisissez un projet concret et à petite échelle qui apportera une valeur ajoutée immédiate. Par exemple, concentrez-vous sur les données employées pour les rapports financiers mensuels, un périmètre que vous maîtrisez déjà bien. Ce choix stratégique permet de démontrer rapidement l’utilité du data catalog, ce qui encourage l’engagement de vos collaborateurs. 

Un succès rapide dans un domaine connu servira également de formation pratique pour les utilisateurs, qui pourront ainsi se familiariser avec l’outil et constater ses avantages concrets. 

Cette approche progressive facilite l’intégration du data catalog dans les pratiques quotidiennes de l’entreprise et pose les bases pour des projets plus ambitieux à l’avenir.

3. Constituer une équipe projet dédiée au Data Catalog

La réussite de votre data catalog repose sur la formation d’une équipe engagée et compétente. Elle doit rassembler des profils pluridisciplinaire pour couvrir tous les aspects du projet, y compris le développement produit et l’UX/UI :

• Les experts métiers apportent leur connaissance des processus opérationnels et des besoins de chaque département. Ils veillent à ce que le data catalog réponde aux exigences fonctionnelles et simplifie le travail quotidien. 
• Les décideurs détiennent l’autorité nécessaire pour définir les terminologies métiers et valider les décisions stratégiques. Leur implication garantit que le projet reste aligné avec les objectifs de l’entreprise. 
• Les responsables techniques sont indispensables pour piloter l’extraction, la transformation et l’intégration des données dans le catalogue. Ils maîtrisent les aspects technologiques et se préoccupent de la qualité et de la fiabilité des données. 
• Enfin, si l’entreprise choisit de développer elle-même la solution, il est crucial d’intégrer des spécialistes produit et UX/UI pour garantir une expérience utilisateur optimisée et une adoption fluide.

Pour synthétiser, une équipe projet bien structurée et coordonnée dirige une mise en place performante du data catalog et favorise son adoption pérenne au sein de l’organisation.

4. Organiser et gérer vos données

La structuration de vos données garantit leur accessibilité et leur utilité. Une organisation réfléchie, basée sur des data domains, des applications ou des processus métiers, permettra de maximiser l’efficacité de votre data catalog. Voici comment procéder.

Inventorier vos sources
Commencez par lister toutes les sources de données disponibles dans votre organisation, qu’il s’agisse de bases de données, feuilles de calcul ou systèmes CRM. Cette première étape vous permet de visualiser l’étendue et la diversité des données existantes, ainsi que de les regrouper par data domain (domaine fonctionnel, service ou application).

Collecter les métadonnées pertinentes
Rassemblez toutes les métadonnées associées à vos données, telles que :

• L’origine ;
• Le format ;
• Le propriétaire ;
• Et le contexte d’utilisation (application ou processus métier). 

En définissant des métadonnées comme la fréquence de mise à jour, la sensibilité des données ou les rôles d’accès, vous favorisez une gestion plus fine et un accès optimisé aux utilisateurs.

Modéliser vos données
Créez une représentation visuelle et claire des structures de données, en intégrant les relations entre les différents data domains, processus métier et applications. Cela aide à identifier les redondances ou lacunes et rend l’utilisation plus intuitive pour les équipes.

À noter
Adoptez une approche agile et itérative. Enrichissez progressivement votre data catalog en structurant les données par domaine d’application ou processus métier..

5. Pérenniser le projet

Installez votre data catalog dans la durée pour qu’il devienne un outil indispensable. Pour cela, débriefez régulièrement pour analyser les réussites et les obstacles rencontrés. Après chaque phase, définissez le prochain cas d’usage à traiter. Et, formez continuellement vos équipes, car la formation et l’évangélisation sont clés pour maintenir l’engagement.

Pour surmonter les contraintes liées à la mise en place d’un data catalog, suivez ces 4 conseils :

1. Organisez vos données de manière logique pour faciliter la recherche.
2. Veillez à ce que vos métadonnées soient quali, précises et à jour.
3. Encouragez le partage d’informations entre les équipes métiers et techniques pour renforcer la collaboration.
4. Établissez des processus clairs pour la gouvernance des données.

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Les entreprises qui maîtrisent leurs données surpassent leurs concurrents. Ne laissez pas votre organisation prendre du retard. Un data catalog bien conçu est le premier pas vers une exploitation optimale de vos données. Contactez Wewyse dès aujourd’hui pour bénéficier de notre expertise en data management et propulser votre entreprise vers de nouveaux horizons.

Sources 

1. Les pays qui hébergent le plus de data centers | Statista 

2. Data, Confiance Et Économie De L’Expérience | Forrester France